Att registrera tid – vikten av rutiner för bra och korrekt tidrapportering

Allmänt om registrering av tid
Om man bortser från helt automatiserade system för tidredovisning eller tidrapportering vilka per automatik registrerar en persons aktiviteter kräver de flesta tidredovisningsprogram att användaren själv i programvaran registrerar hur han eller hon har disponerat sin tid och vilka åtgärder som vidtagits.

Som bekant är en kedja aldrig starkare än sin svagaste länk och tidredovisning är inte något undantag. Oavsett hur sofistikerade program man än använder sig av är det till syvende och sist beroende av att användaren registrerar uppgifterna på ett korrekt sätt. Ett tidredovisningssystem som inte erhåller korrekt data blir inte bättre än datan den erhåller och kan ibland även orsaka mer skada än nytta.

Grundläggande regler för tidregistrering
Grundläggande för tidregistrering är att registrering skall ske direkt efter det att en viss åtgärd utförts samt att registreringen skall vara så detaljerad som möjligt. Minnet är kort och tidregistrering som sker i efterhand tappar i kvalitet och riskerar även att bli direkt felaktig.

Det är inte helt ovanligt att man registrerar sin tid vid slutet av dagen och ibland även i slutet av veckan. Detta leder dock närmast undantagslöst till ett sämre resultat där den tid som registreras snarare är uppskattad eller upplevd än faktiskt nedlagd tid. Dessutom blir tid som registreras i efterhand oftast mindre detaljerad där även faktiska åtgärder som vidtagits glöms bort och inte registreras överhuvudtaget.

Syftet med tidredovisning är såväl externt som internt. Tidredovisning syftar dels till att kunder och klienter skall erhålla en korrekt fakturering men även att till att utgöra underlag för att styra verksamheten effektivt. Detta oavsett om det är fråga om en enskild konsult eller en multinationell koncern. Detaljerad kunskap om hur tiden i verksamheten disponeras är avgörande för att kunna fatta beslut om hur verksamheten skall drivas och hur olika resurser i form av såväl tid som pengar skall disponeras.

Tillse därför att rutiner för registrering av tid kommer på plats samt att dessa verkligen följs. Detta är till gagn för såväl verksamheten i stort som den enskilde medarbetarens eller den enskilde konsultens disposition av hur han eller hon disponerar sin tid.

Tags: rapportering av tid, registrering av tid, tidrapportering, tidregistrering