En man vid namn Michael Hunger var sugen på ett nytt sätt att föra sin tidredovisning och i sin skapariver kom han på den onekligen udda idén att nyttja legoklossar för att såväl redovisa sin tid men även hantera sina olika projekt. Otroligt men sant och det verkar dessutom att fungera. I vart fall för Michel Hunger.

Du kan läsa mer om hans experiment med att redovisa tid med hjälp av Lego genom att klicka på länken nedan.

Tidredovisning med Lego

Några av slutsatserna som kunde dras från undersökningen var att de personer som saknade arbetet sov en timme mer varje dygn och spenderade mer än dubbelt så mycket tid på städning, tvättning och trädgårdsarbete.

Du kommer direkt till artikeln och diagrammet i New York Times här.

En vanlig modul i ett affärssystem är just tidredovisningsmodulen vilken i vart fall finns som tillbehör till de flesta affärssystem. En av nackdelarna med tidredovisningsmodulen i många affärssystem är att den ibland inte är särskilt anpassningsbar utan att användaren är “fångad” i hur leverantören har ansett att tidredovisningsprogrammet skall vara utformat.

Bekymret med detta är att sättet för att redovisa tid skiljer sig mycket åt mellan olika yrkesgrupper. T ex redovisar byggentreprenörer ofta sina tidsregistreringar i block om ett stort antal timmar eller ibland t o m veckor vilket inte är fallet med t ex advokater där tidredovisningen ibland är oerhört detaljerad med tidredovisningsperioder på ner till 10 minuter.

Många affärssystem har tidredovisningsmoduler vilka inte är anpassade till en detaljerad redovisning med följd att konsulter och andra företag som har behov av en detaljerad tidredovisning inte har annat val än att försöka integrera en fristående tidredovisningsprogramvara med sitt affärssystem. Denna integration är något som de flesta företag eller organisationer inte själva klarar av att göra varför man inte har annat val än att hyra in olika IT-konsulter med denna särskilda kunskap.

Några av de affärssystem som finns att tillgå på den svenska marknaden är Agresso, Briljant Ekonomisystem, Hogia, Jeeves, Mamut, Pyramid och Visma.

De amerikanska programvarorna, av vilka vi tidigare tipsat om ett antal, är av mycket bra kvalitet och framförallt finns det ett oerhört stort utbud samtidigt som prissättningen är klart attraktiv. Väljer man att söka efter programvara även på den amerikanska programvarumarknaden för tidredovisningsprogram är det nästan helt säkert att man finner en programvara som passar perfekt för de egna behoven. Det finns en uppsjö av programvaror och det är egentligen inte någon hejd på utbudet vare sig det gäller användargränssnittet eller de olika funktioner som finns att tillgå. Dessutom finns det såväl webbaserade versioner som traditionella programversioner som du installerar på den lokala datorn att tillgå.

Vidare är prissättningen som sagt mycket attraktiv och det är faktiskt möjligt att få tillgång till bra programvara helt gratis och betalversionerna ligger oftast på klart rimliga nivåer samtidigt som supporten är tillgänglig i princip dygnet runt vilket är av vikt för oss som befinner sig in en helt annan tidszon.

Nackdelen med de amerikanska programvarorna är att de inte är anpassade för att enkelt integreras med de svenska standardprogrammen för administration och fakturering såsom t ex SPCS, Hogia m fl. Ofta är det inte möjligt att integrera programvaran utan anlitande av externa konsulter. Alternativet är att man med jämna mellanrum exporterar och importera data mellan programmen via csv- eller excel-filer.

Sammanfattningsvis är engelskspråkig programvara för tidredovisning ett mycket attraktivt alternativt för den som inte är i behov av att integrera sin tidredovisning med svenska administrationsprogram. Är det däremot ett måste med en integration av tidredovisningsprogrammet med svensk programvara för administration är oftast en svensk, eller i vart fall en till svenska förhållanden, programvara att föredra.

Huruvida mängden uppgifter som vi hinner med på en dag är avgörande för att vi skall finna lycka är väl kanske tveksamt. Det är i vart fall i högsta grad individuellt vad det är som skänker lycka och det finns säkert mammor som skippar både bullbaket och yogan och ändock är ganska nöjda med livet.

För dig som känner att du alltför ofta “trampar vatten” och inte riktigt hinner med vad du tänkt dig kan faktiskt tidredovisning vara ett bra hjälpmedel för att kanske hinna med mer men framförallt för att inte känna ångest att man inte hinner med allt vad man tänkt sig. Det kanske finns en förklaring till att man inte hinner med allt som man föresatt sig.

Bestäm dig för att under ett par dagar anteckna ner allt som du gör, vare sig det är i hemmet eller på arbetsplatsen. Effektivitet handlar inte om att hinna med mer på arbetet utan att hinna med mer av det man vill göra oavsett om det är arbetsrelaterat eller ej. Effektivitet kan t ex att hinna med joggingrundan i skogen, att hinna följa med barnen på olika aktiviteter etc.

Tag därefter ett vanligt noteringsblock som du bär med dig. Detta block delar du upp i tre olika kolumner benämnda klockslag, tid och aktivitet. Därefter för du ner i princip allt som du företar dig under ett par dagar. Ange klockslag (vilket tvingar dig att fylla i samtliga åtgärder då det annars blir en lucka i din tidredovisning), sammanlagd tid för en viss aktivitet (vilket underlättar för dig att senare räkna ut hur mycket tid du lägger på olika aktiviteter av samma typ) samt vilken aktivitet som du gjort.

När du gjort detta ett par dagar kommer du sannolikt att upptäcka att en stor del av din tid läggs ner på aktiviteter som du inte alls trodde att du spenderade tid på samt även att vissa aktiviteter tar alltför lång tid i förhållande till vilken nytta och glädje som de ger dig. Därefter är det bara att ge sig på dessa åtgärder och försöka minimera den tid som läggs på dessa för att istället lägga den tiden på betydligt mer berikande och även lustfyllda aktiviteter.

Införskaffandet av ett tidredovisningsprogram leder inte sällan till att man finner nya sätt för att kontrollera och styra verksamheten. De flesta, om inte alla, tidredovisningsprogram har skapats utifrån andra företags behov och organisationer. Ofta finns till ett tidredovisningsprogram ett antal olika tilläggsmoduler som är avsedda att infogas i tidredovisningsprogram.

Ett annat företag erhåller därför, redan i samband med behovsanalysen och införskaffandet av tidredovisningsprogrammet, nya idéer och tankar om hur arbetet och verksamheten kan organiseras. Själva arbetet med att införskaffa ett tidredovisningsprogram leder därför ofta i sig till ett nyttigt ifrågasättande av den egna verksamheten och utvecklandet av nya och bättre rutiner.

Här nedan följer en kort sammanfattning av de olika moduler som kan ingå i ett tidredovisningsprogram och som även kan vara till nytta för en revidering av styrningen och rutinerna i den egna verksamheten.

• Tidredovisning
• Timkostnad utifrån kund eller tidregistrerare
• Utläggsregistrering
• Möjlighet till olika valutor
• Dokumentdesign av rapporter, fakturor etc
• Kund- och kontaktregister
• Projekt/ärenden
• Tidrapportering
• Fakturering
• Godkännande-/attesteringsfunktioner avseende registrerad tid
• CRM-funktioner
• Säljstöd
• Dokumenthantering
• E-post
• Import- och exporfunktioner
• Direktkopplingar till externa programvaror- och system såsom t ex Outlook, e-post och olika CRM-system
• Åtgärdshantering
• Åtkomst via Internet

Listan ovan är inte på något uttömmande men innehåller ändock en rad funktioner/moduler som kan vara intressanta för den som avser att utvärdera olika tidredovisningsprogram. Den avgörande frågan är dock, som angavs i inledningen, användarbehovet – d v s vilket behov har den organisation som skall använda sig av programvaran.

Att ett tidredovisningsprogram, eller vilket annat program som helst för den delen, är webbaserat innebär enkelt förklarat att det är installerat på en server tillgänglig via Internet samt att programmet kan användas via en webbläsare. Det finns flera anledningar till att webbaserad tidredovisning blivit allt mer populär. Några av dessa anledningar är som följer:

• Personalen som arbetar utanför kontoret kan registrera sina tidrapporter i princip oavsett var de befinner sig. Det enda som behövs är en dator uppkopplad mot Internet oavsett var datorn befinner sig.
• Driftskostnaderna blir oftast lägre, i vart fall vid användandet av en extern leverantör som svarar för såväl drift och underhåll. På så sätt undgår företaget kostnaderna för egen personal och kompetens som underhåller och uppdaterar programvaran i sig. Även arbetet med säkerhetskopiering minimeras oftast genom användandet av extern tidredovisningstjänst då leverantören oftast svarar även för detta.

De flesta leverantörer av tidrapporterings- och tidredovisningssystem erbjuder idag alternativ med webbaserad tidrapporterning. Det är dessutom som så att flertalet av de nya aktörerna endast erbjuder webbaserade lösningar då detta även för leverantören ställer lägre krav på leverantören i form av support o dyl.Sammanfattningsvis bör de flesta företag, såväl större som mindre, vilka är i färd med att införskaffa ett nytt tidredovisningssystem starkt överväga en webbaserad lösning. Som ovan nämnts är dessa lösningar ofta betydligt mer ekonomiskt attraktiva samtidigt som de rent organisatoriskt ställer lägre krav på företaget.

Ett utmärkt medel för att förbättra den interna effektiviteten är att använda sig av tidsredovisningsprogrammet lika minutiöst för att registrera interna åtgärder som åtgärder vilka vidtas för en klients eller en kunds räkning. På så sätt erhålls detaljerad information om hur tiden på interna åtgärder disponeras och korrekta beslut kan tas för att effektivisera företaget eller organisationen internt.

Alltför ofta registreras intern tid inte alls eller så registreras tiden i ett enda ärende bemämnt “internt” eller liknande samtidigt som den åtgärdsspecifikation som lämnas inte innehåller någon utförligare redogörelse om vilka åtgärder som vidtagits.

För att verkligen erhålla att bra underlag över hur den interna tiden disponeras måste även denna delas upp i olika projekt eller ärenden. T ex kan en uppläggning av ärende eller projekt i tidsredovisningen ske enligt följande.

• Egna Aktiebolaget AB – Marknadsföring.
• Egna Aktiebolaget AB – Ekonomisk redovisning
• Egna Aktiebolaget AB – Utbildning.
• Egna Aktiebolaget AB – Administration
• Egna Aktiebolaget AB – Övrigt

Det är en förutsättning att SAMTLIGA interna åtgärder som vidtas registreras under något av angivna projekt eller ärenden. Detta oavsett om det rör sig om åtgärder i form av arbete med den egna årsredovisningen eller en fikarast. Samtliga åtgärder skall utan undantag registreras.

Befinner sig någon åtta timmar på kontoret det även finnas åtta timmar och inte sju timmar registrerade i tidsredovisningsprogrammet. Alltför ofta “försvinner” tid med följd att det underlag som erhålls från tidrapporteringen vare sig är korrekt eller fullständigt. All tid måste registreras om det skall vara möjligt att erhålla ett bra och korrekt underlag för hur den interna tiden disponeras.

Redan efter ett par veckor användning med ett tidsredovisningssystem som strukturerats enligt ovan kommer det att vara möjligt att erhålla bra underlag som klart visar hur den interna tiden disponeras. Utifrån detta underlag kan därefter de förändringar som krävs vidtas för att erhålla en effektiv intern organisation.

Som bekant är en kedja aldrig starkare än sin svagaste länk och tidredovisning är inte något undantag. Oavsett hur sofistikerade program man än använder sig av är det till syvende och sist beroende av att användaren registrerar uppgifterna på ett korrekt sätt. Ett tidredovisningssystem som inte erhåller korrekt data blir inte bättre än datan den erhåller och kan ibland även orsaka mer skada än nytta.

Grundläggande regler för tidregistrering
Grundläggande för tidregistrering är att registrering skall ske direkt efter det att en viss åtgärd utförts samt att registreringen skall vara så detaljerad som möjligt. Minnet är kort och tidregistrering som sker i efterhand tappar i kvalitet och riskerar även att bli direkt felaktig.

Det är inte helt ovanligt att man registrerar sin tid vid slutet av dagen och ibland även i slutet av veckan. Detta leder dock närmast undantagslöst till ett sämre resultat där den tid som registreras snarare är uppskattad eller upplevd än faktiskt nedlagd tid. Dessutom blir tid som registreras i efterhand oftast mindre detaljerad där även faktiska åtgärder som vidtagits glöms bort och inte registreras överhuvudtaget.

Syftet med tidredovisning är såväl externt som internt. Tidredovisning syftar dels till att kunder och klienter skall erhålla en korrekt fakturering men även att till att utgöra underlag för att styra verksamheten effektivt. Detta oavsett om det är fråga om en enskild konsult eller en multinationell koncern. Detaljerad kunskap om hur tiden i verksamheten disponeras är avgörande för att kunna fatta beslut om hur verksamheten skall drivas och hur olika resurser i form av såväl tid som pengar skall disponeras.

Tillse därför att rutiner för registrering av tid kommer på plats samt att dessa verkligen följs. Detta är till gagn för såväl verksamheten i stort som den enskilde medarbetarens eller den enskilde konsultens disposition av hur han eller hon disponerar sin tid.

De flesta konsulter tar i någon form betalt för den tid som läggs ner på ett uppdrag. Här föreligger egentligen ett motsatsförhållande mellan konsulten och klienten. Rent krasst har konsulten intresse av att uppdraget tar mycket tid i anspråk då detta innebär att konsulten kan ta mer betalt.

Samtidigt är det egentligen helt ointressant för klienten vilken tid uppdraget tar i anspråk. Klientens intresse är att erhålla en lösning på ett problem eller få ett visst arbete utfört. För klienten är det egentligen helt ointressant vilken tid uppdraget tar i anspråk. Utgångspunkten är att klienten är beredd att betala X kronor för att få en lösning på problemet eller att få ett visst arbete utfört.

I princip är klienten beredd att betala X kronor oavsett om uppdraget tar en timme eller hundra timmar att utföra. Klienten vill ha en lösning – att konsulten lägger ner ett visst antal timmar är inte lösningen i sig.

Få konsulter är dock beredda att åta sig ett uppdrag till ett fast pris om man inte är väldigt säker på vilken tid som uppdraget kommer att ta i anspråk. Klienten har därför oftast inte något annat val än att acceptera att uppdraget utförs mot att konsulten erhåller betalt för den tid som läggs ner på uppdraget.

För klienten är det självfallet av intresse att konsulten tydligt redovisar vilken tid som lagts ner på projektet. Presterar konsulten ett tydligt underlag är det även enklare för konsulten att erhålla betalt så länge de åtgärder som vidtagits har legat inom uppdraget, varit erforderliga samt utförts med rimlig skyndsamhet. En klient som erhåller en tidredogörelse med endast en totalsumma av de antal timmar som lagts ned ifrågasätter är sannolikt betydligt mer benägen att ifrågasätta fakturan än vad hade varit fallet om den hade varit mer detaljerad.

Som exempel skall här nedan visas två exempel på hur en advokat kan välja att redovisa det arbete som lagts ner på ett uppdrag.

Ex 1
Tidredogörelse – Ärendenr 123 Förvärv av rörelse
Biträde vid förvärv av Storbolagets verksamhet, rättsliga konsultationer, flera sammanträffande med klient och motpart, upprättande av erforderliga avtal.

Sammanlagd tidsåtgång 24 timmar à 2000 kronor
Summa att betala 48 000 kronor

—–

Ex 2
Tidredogörelse – Ärendenr 123 Förvärv av rörelse
Biträde vid förvärv av Storbolagets verksamhet innefattande i huvudsak följande åtgärder.

• Sammanträffande med klienten. 2009-05-01 (2 tim)
• Genomgång av Storbolagets räkenskaper, kontakter med klientens revisor i samband därmed. 2009-05-04 (4 tim)
• Upprättande av avtalsutkast, rättsliga överväganden i samband därmed. 2009-05-06 (3 tim)
• Sammanträffande Storbolagets ombud. 2009-05-09 (2 tim 30 min)
• Erhållit motpartens svar och kommentarer till översänt avtalsutkast, rättsliga och faktiska överväganden i samband därmed. 2009-05-11 (2 tim 30 min)
• Sammanträffande med klienten för genomgång av motpartens synpunkter. 2009-05-13 (3 tim)
• Justerat i avtalsutkast, översänt justerat avtalsutkast till motparten. 2009-05-14 (2 tim)
• Diskussioner med motparten per telefon, disk med klienten per telefon. 2009-05-16 (1 tim 30 min)
• Förberedelsearbete inför sammanträffande med motparten. 2009-05-18 (1 tim)
• Sammanträffande med klient och motparts för underskrift av avtal. 2009-05-19 (2 tim 30 min)

Sammanlagd tidsåtgång 24 timmar à 2000 kronor
Summa att betala 48 000 kronor

—–

Vid en jämförelse mellan tidredogörelserna ovan är det inte något tvekan om att exempel två är att föredra. Klienten får ett tydligt underlag över vilka åtgärder konsulten vidtagit samt vilka åtgärder konsulten vidtagit. Tydligheten underlättar även för konsulten att ta betalt då de åtgärder som vidtagits klart framgår. Detta i motsats till exempel 1 där reaktion från klient lätt blir ”24 timmar för att skriva ett avtal?!”.

Om klienten har invändningar mot fakturan till vilken tidredogörelsen i exempel 2 har bifogats är det egentligen endast för konsulten att ställa följande frågor:

• Vilka åtgärder borde jag inte ha vidtagit eller ligger utanför upppdraget?
• Vilka åtgärder har tagit orimligt mycket tid i anspråk?

Så länge konsulten (advokaten i exemplet) gjort ett fackmässigt arbete och åtgärderna inte tagit uppenbarligen tagit orimlig tid i anspråk blir detta självfallet mycket svårt för klienten att besvara dessa frågeställningar. För att utgå från exemplet ovan, vad skall klienten svara på dessa två frågor? Att advokaten inte borde granskat bolagets räkenskaper? Eller att advokaten inte borde ha upprättat avtalsutkast? Självfallet inte, genom tydligheten i tidredovisningen har advokaten erhållit en förståelse för den tid som lagts ned samt nödvändigheten därav varför klienten därmed också har mycket enklare att acceptera att advokaten tar betalt för nedlagda tiden på uppdraget. Sträva därför alltid att redovisa nedlagd tid så pass detaljerat som möjligt. Ökad transparens gentemot klienten underlättar helt enkelt för en konsult att erhålla betalning för det arbete som lagts ned på ett uppdrag.