Fakturering från tidredovisningsprogram
Posted by Tidredovisning.net on Sep 1, 2009 in Fakturering | 0 comments
En avgörande skillnad mellan de enklare och mer avancerade tidredovisningsprogrammen är möjligheterna till att fakturera direkt från tidredovisningsprogrammet. De enklare programmen saknar oftast denna funktion medan de mer avancerade programmen ofta har väl utvecklade faktureringsfunktioner.
Om användaren redan har ett faktureringsprogram, vare sig detta är fristående eller utgör en modul i ett större affärssystem, finns oftast inte något behov av att kunna fakturera direkt från tidredovisningsprogrammet. I stället består behovet i att enkelt kunna exportera datan från tidreodvisningsprogrammet till faktureringsprogrammet.
De flesta tidredovisningsprogram innehåller någon möjlighet till export av datan. Det som skiljer programmen åt är vilken insats som krävs av användaren. De enklare versionerna innehåller endast en möjlighet till export av datan till en csv-fil vilket kräver att användaren därefter själv importerar denna data till faktureringsprogrammet. I de mer avancerade tidredovisningsprogrammet sker denna export till faktureringsprogrammet per automatik vilket såväl spart tid som minskar risken för misstag.
En annan viktig faktor är möjligheterna till revidering och justering av datan innan faktureringen. Vissa faktureringsprogram innehåller inte några möjligheter till justering av den data som importerats vilket innebär att t ex om tio timmars arbete till en viss kund är det inte möjligt att revidera denna data och kunden kommer således att faktureras tio timmars arbete.
Den som är van att arbeta med tidredovisning vet dock att ofta är det nödvändigt att justera den tid som registrerats innan fakturering sker. T ex har en del av arbetet som skett med kunden förorsakats av omständigheter som inte är hänförliga till kunden och som denne därför inte skall betala för. Av de tio timmar som lagts ned på kunden skall kunden t ex endast betala för åtta timmar.
Möjligheterna och formerna för justering och bearbetning av den data som registrerats i tidredovisningsprogrammet är en viktig faktor som ofta “missas” vid valet av tidredovisningssystem. Detta får ofta till följd att man i efterhand försöker anpassa organisationen till programmet istället för tvärtom vilket självfallet är helt förkastligt. Tillse därför att faktureringsrutinerna verkligen tas hänsyn till i samband med valet av tidredovisningsprogram.