En vanlig modul i ett affärssystem är just tidredovisningsmodulen vilken i vart fall finns som tillbehör till de flesta affärssystem. En av nackdelarna med tidredovisningsmodulen i många affärssystem är att den ibland inte är särskilt anpassningsbar utan att användaren är “fångad” i hur leverantören har ansett att tidredovisningsprogrammet skall vara utformat.

Bekymret med detta är att sättet för att redovisa tid skiljer sig mycket åt mellan olika yrkesgrupper. T ex redovisar byggentreprenörer ofta sina tidsregistreringar i block om ett stort antal timmar eller ibland t o m veckor vilket inte är fallet med t ex advokater där tidredovisningen ibland är oerhört detaljerad med tidredovisningsperioder på ner till 10 minuter.

Många affärssystem har tidredovisningsmoduler vilka inte är anpassade till en detaljerad redovisning med följd att konsulter och andra företag som har behov av en detaljerad tidredovisning inte har annat val än att försöka integrera en fristående tidredovisningsprogramvara med sitt affärssystem. Denna integration är något som de flesta företag eller organisationer inte själva klarar av att göra varför man inte har annat val än att hyra in olika IT-konsulter med denna särskilda kunskap.

Några av de affärssystem som finns att tillgå på den svenska marknaden är Agresso, Briljant Ekonomisystem, Hogia, Jeeves, Mamut, Pyramid och Visma.

Införskaffandet av ett tidredovisningsprogram leder inte sällan till att man finner nya sätt för att kontrollera och styra verksamheten. De flesta, om inte alla, tidredovisningsprogram har skapats utifrån andra företags behov och organisationer. Ofta finns till ett tidredovisningsprogram ett antal olika tilläggsmoduler som är avsedda att infogas i tidredovisningsprogram.

Ett annat företag erhåller därför, redan i samband med behovsanalysen och införskaffandet av tidredovisningsprogrammet, nya idéer och tankar om hur arbetet och verksamheten kan organiseras. Själva arbetet med att införskaffa ett tidredovisningsprogram leder därför ofta i sig till ett nyttigt ifrågasättande av den egna verksamheten och utvecklandet av nya och bättre rutiner.

Här nedan följer en kort sammanfattning av de olika moduler som kan ingå i ett tidredovisningsprogram och som även kan vara till nytta för en revidering av styrningen och rutinerna i den egna verksamheten.

• Tidredovisning
• Timkostnad utifrån kund eller tidregistrerare
• Utläggsregistrering
• Möjlighet till olika valutor
• Dokumentdesign av rapporter, fakturor etc
• Kund- och kontaktregister
• Projekt/ärenden
• Tidrapportering
• Fakturering
• Godkännande-/attesteringsfunktioner avseende registrerad tid
• CRM-funktioner
• Säljstöd
• Dokumenthantering
• E-post
• Import- och exporfunktioner
• Direktkopplingar till externa programvaror- och system såsom t ex Outlook, e-post och olika CRM-system
• Åtgärdshantering
• Åtkomst via Internet

Listan ovan är inte på något uttömmande men innehåller ändock en rad funktioner/moduler som kan vara intressanta för den som avser att utvärdera olika tidredovisningsprogram. Den avgörande frågan är dock, som angavs i inledningen, användarbehovet – d v s vilket behov har den organisation som skall använda sig av programvaran.