Ett utmärkt medel för att förbättra den interna effektiviteten är att använda sig av tidsredovisningsprogrammet lika minutiöst för att registrera interna åtgärder som åtgärder vilka vidtas för en klients eller en kunds räkning. På så sätt erhålls detaljerad information om hur tiden på interna åtgärder disponeras och korrekta beslut kan tas för att effektivisera företaget eller organisationen internt.

Alltför ofta registreras intern tid inte alls eller så registreras tiden i ett enda ärende bemämnt “internt” eller liknande samtidigt som den åtgärdsspecifikation som lämnas inte innehåller någon utförligare redogörelse om vilka åtgärder som vidtagits.

För att verkligen erhålla att bra underlag över hur den interna tiden disponeras måste även denna delas upp i olika projekt eller ärenden. T ex kan en uppläggning av ärende eller projekt i tidsredovisningen ske enligt följande.

• Egna Aktiebolaget AB – Marknadsföring.
• Egna Aktiebolaget AB – Ekonomisk redovisning
• Egna Aktiebolaget AB – Utbildning.
• Egna Aktiebolaget AB – Administration
• Egna Aktiebolaget AB – Övrigt

Det är en förutsättning att SAMTLIGA interna åtgärder som vidtas registreras under något av angivna projekt eller ärenden. Detta oavsett om det rör sig om åtgärder i form av arbete med den egna årsredovisningen eller en fikarast. Samtliga åtgärder skall utan undantag registreras.

Befinner sig någon åtta timmar på kontoret det även finnas åtta timmar och inte sju timmar registrerade i tidsredovisningsprogrammet. Alltför ofta “försvinner” tid med följd att det underlag som erhålls från tidrapporteringen vare sig är korrekt eller fullständigt. All tid måste registreras om det skall vara möjligt att erhålla ett bra och korrekt underlag för hur den interna tiden disponeras.

Redan efter ett par veckor användning med ett tidsredovisningssystem som strukturerats enligt ovan kommer det att vara möjligt att erhålla bra underlag som klart visar hur den interna tiden disponeras. Utifrån detta underlag kan därefter de förändringar som krävs vidtas för att erhålla en effektiv intern organisation.

Som bekant är en kedja aldrig starkare än sin svagaste länk och tidredovisning är inte något undantag. Oavsett hur sofistikerade program man än använder sig av är det till syvende och sist beroende av att användaren registrerar uppgifterna på ett korrekt sätt. Ett tidredovisningssystem som inte erhåller korrekt data blir inte bättre än datan den erhåller och kan ibland även orsaka mer skada än nytta.

Grundläggande regler för tidregistrering
Grundläggande för tidregistrering är att registrering skall ske direkt efter det att en viss åtgärd utförts samt att registreringen skall vara så detaljerad som möjligt. Minnet är kort och tidregistrering som sker i efterhand tappar i kvalitet och riskerar även att bli direkt felaktig.

Det är inte helt ovanligt att man registrerar sin tid vid slutet av dagen och ibland även i slutet av veckan. Detta leder dock närmast undantagslöst till ett sämre resultat där den tid som registreras snarare är uppskattad eller upplevd än faktiskt nedlagd tid. Dessutom blir tid som registreras i efterhand oftast mindre detaljerad där även faktiska åtgärder som vidtagits glöms bort och inte registreras överhuvudtaget.

Syftet med tidredovisning är såväl externt som internt. Tidredovisning syftar dels till att kunder och klienter skall erhålla en korrekt fakturering men även att till att utgöra underlag för att styra verksamheten effektivt. Detta oavsett om det är fråga om en enskild konsult eller en multinationell koncern. Detaljerad kunskap om hur tiden i verksamheten disponeras är avgörande för att kunna fatta beslut om hur verksamheten skall drivas och hur olika resurser i form av såväl tid som pengar skall disponeras.

Tillse därför att rutiner för registrering av tid kommer på plats samt att dessa verkligen följs. Detta är till gagn för såväl verksamheten i stort som den enskilde medarbetarens eller den enskilde konsultens disposition av hur han eller hon disponerar sin tid.

Tidredovisningsmallen räknar löpande ut priset för varje åtgärd och överst i mallen redovisas löpande per automatik sammanlagd nedlagd tid och totalpris.

Mallen laddas enkelt ner till din egen dator där du dessutom fritt kan justera den för att passa just dina behov och hur du önskar att redovisa nedlagd tid.

De flesta konsulter tar i någon form betalt för den tid som läggs ner på ett uppdrag. Här föreligger egentligen ett motsatsförhållande mellan konsulten och klienten. Rent krasst har konsulten intresse av att uppdraget tar mycket tid i anspråk då detta innebär att konsulten kan ta mer betalt.

Samtidigt är det egentligen helt ointressant för klienten vilken tid uppdraget tar i anspråk. Klientens intresse är att erhålla en lösning på ett problem eller få ett visst arbete utfört. För klienten är det egentligen helt ointressant vilken tid uppdraget tar i anspråk. Utgångspunkten är att klienten är beredd att betala X kronor för att få en lösning på problemet eller att få ett visst arbete utfört.

I princip är klienten beredd att betala X kronor oavsett om uppdraget tar en timme eller hundra timmar att utföra. Klienten vill ha en lösning – att konsulten lägger ner ett visst antal timmar är inte lösningen i sig.

Få konsulter är dock beredda att åta sig ett uppdrag till ett fast pris om man inte är väldigt säker på vilken tid som uppdraget kommer att ta i anspråk. Klienten har därför oftast inte något annat val än att acceptera att uppdraget utförs mot att konsulten erhåller betalt för den tid som läggs ner på uppdraget.

För klienten är det självfallet av intresse att konsulten tydligt redovisar vilken tid som lagts ner på projektet. Presterar konsulten ett tydligt underlag är det även enklare för konsulten att erhålla betalt så länge de åtgärder som vidtagits har legat inom uppdraget, varit erforderliga samt utförts med rimlig skyndsamhet. En klient som erhåller en tidredogörelse med endast en totalsumma av de antal timmar som lagts ned ifrågasätter är sannolikt betydligt mer benägen att ifrågasätta fakturan än vad hade varit fallet om den hade varit mer detaljerad.

Som exempel skall här nedan visas två exempel på hur en advokat kan välja att redovisa det arbete som lagts ner på ett uppdrag.

Ex 1
Tidredogörelse – Ärendenr 123 Förvärv av rörelse
Biträde vid förvärv av Storbolagets verksamhet, rättsliga konsultationer, flera sammanträffande med klient och motpart, upprättande av erforderliga avtal.

Sammanlagd tidsåtgång 24 timmar à 2000 kronor
Summa att betala 48 000 kronor

—–

Ex 2
Tidredogörelse – Ärendenr 123 Förvärv av rörelse
Biträde vid förvärv av Storbolagets verksamhet innefattande i huvudsak följande åtgärder.

• Sammanträffande med klienten. 2009-05-01 (2 tim)
• Genomgång av Storbolagets räkenskaper, kontakter med klientens revisor i samband därmed. 2009-05-04 (4 tim)
• Upprättande av avtalsutkast, rättsliga överväganden i samband därmed. 2009-05-06 (3 tim)
• Sammanträffande Storbolagets ombud. 2009-05-09 (2 tim 30 min)
• Erhållit motpartens svar och kommentarer till översänt avtalsutkast, rättsliga och faktiska överväganden i samband därmed. 2009-05-11 (2 tim 30 min)
• Sammanträffande med klienten för genomgång av motpartens synpunkter. 2009-05-13 (3 tim)
• Justerat i avtalsutkast, översänt justerat avtalsutkast till motparten. 2009-05-14 (2 tim)
• Diskussioner med motparten per telefon, disk med klienten per telefon. 2009-05-16 (1 tim 30 min)
• Förberedelsearbete inför sammanträffande med motparten. 2009-05-18 (1 tim)
• Sammanträffande med klient och motparts för underskrift av avtal. 2009-05-19 (2 tim 30 min)

Sammanlagd tidsåtgång 24 timmar à 2000 kronor
Summa att betala 48 000 kronor

—–

Vid en jämförelse mellan tidredogörelserna ovan är det inte något tvekan om att exempel två är att föredra. Klienten får ett tydligt underlag över vilka åtgärder konsulten vidtagit samt vilka åtgärder konsulten vidtagit. Tydligheten underlättar även för konsulten att ta betalt då de åtgärder som vidtagits klart framgår. Detta i motsats till exempel 1 där reaktion från klient lätt blir ”24 timmar för att skriva ett avtal?!”.

Om klienten har invändningar mot fakturan till vilken tidredogörelsen i exempel 2 har bifogats är det egentligen endast för konsulten att ställa följande frågor:

• Vilka åtgärder borde jag inte ha vidtagit eller ligger utanför upppdraget?
• Vilka åtgärder har tagit orimligt mycket tid i anspråk?

Så länge konsulten (advokaten i exemplet) gjort ett fackmässigt arbete och åtgärderna inte tagit uppenbarligen tagit orimlig tid i anspråk blir detta självfallet mycket svårt för klienten att besvara dessa frågeställningar. För att utgå från exemplet ovan, vad skall klienten svara på dessa två frågor? Att advokaten inte borde granskat bolagets räkenskaper? Eller att advokaten inte borde ha upprättat avtalsutkast? Självfallet inte, genom tydligheten i tidredovisningen har advokaten erhållit en förståelse för den tid som lagts ned samt nödvändigheten därav varför klienten därmed också har mycket enklare att acceptera att advokaten tar betalt för nedlagda tiden på uppdraget. Sträva därför alltid att redovisa nedlagd tid så pass detaljerat som möjligt. Ökad transparens gentemot klienten underlättar helt enkelt för en konsult att erhålla betalning för det arbete som lagts ned på ett uppdrag.

Ofta är tidredovisningssystem anpassade till lite större verksamheter varför t ex den enskilde konsulten endast använder sig av kanske fem procent av tidredovisningsprogrammets kapacitet och funktioner. Detta påverkar dock inte priset utan konsulten är tvungen att betala 100 procent av priset.

För att i någon mån klassificera ett tidredovisningsprogram utifrån dess användningsområde kan följande indelning göras.

* Fristående programvara. Denna typ är den enklaste formen av programvarorna och är avsedd för det mindre företaget. Programvaran används endast för att registrera tid vilken därefter sammanställs i reporter vilka kan utgöra underlag för t ex fakturering, löneutbetalning eller styrning av verksamheten i allmänhet. Dock kräver detta ett ytterligare moment då dessa funktioner inte finns inbyggda i tidredovisningssystemet.

* Programvara integrerad med bokföringssystem. I ett sådant tidredovisningssystem förs den redovisade tiden med automatik in i företagets bokföringssystem.

* Programvara integrerad med faktureringssystem. I denna form av tidredovisningsprogram är det möjligt att fakturera kunden eller klienten direkt från tidredovisningssystemet.

* Programvara integrerad med projekthanteringssystem. I dessa system är tidredovisningen kopplad till ett särskilt projekt där det är möjligt att följa vilka resurser och kostnader som läggs på olika delar av ett projekt.

* Programvara integrerad med lönesystem. I ett tidredovisningsprogram som är integrerat med ett lönesystem utgör den redovisade tiden direkt underlag för löneutbetalning.

Sammanställningen ovan är endast en mycket översiktlig och primitiv sammanställning över vilka grundtyper av tidredovisningssystem som finns att tillgå. Det absolut viktigaste vid valet av tidredovisningssystem är att utgå från sina egna behov – vad är syftet med införskaffandet av ett tidredovisningssystem? Är det verkligen nödvändigt att det går att integrera med t ex lönesystem eller räcker det med att nedlagd tid kan registreras i programmet och att därefter är möjligt att skriva ut rapporter? Att tänka efter före lönar sig alltid vid införskaffande av ett tidredovisningssystem.

Det vanligast använda begreppet synes vara tidredovisning varför det också är det begreppet som genomgående används på denna webbplats. Någon distinktion gentemot de övriga begreppen tidsredovisning, tidrapportering och tidsrapportering är dock inte avsedd. Oavsett ordval avses redogörelse för hur man spenderat sin tid.