Om användaren redan har ett faktureringsprogram, vare sig detta är fristående eller utgör en modul i ett större affärssystem, finns oftast inte något behov av att kunna fakturera direkt från tidredovisningsprogrammet. I stället består behovet i att enkelt kunna exportera datan från tidreodvisningsprogrammet till faktureringsprogrammet.

De flesta tidredovisningsprogram innehåller någon möjlighet till export av datan. Det som skiljer programmen åt är vilken insats som krävs av användaren. De enklare versionerna innehåller endast en möjlighet till export av datan till en csv-fil vilket kräver att användaren därefter själv importerar denna data till faktureringsprogrammet. I de mer avancerade tidredovisningsprogrammet sker denna export till faktureringsprogrammet per automatik vilket såväl spart tid som minskar risken för misstag.

En annan viktig faktor är möjligheterna till revidering och justering av datan innan faktureringen. Vissa faktureringsprogram innehåller inte några möjligheter till justering av den data som importerats vilket innebär att t ex om tio timmars arbete till en viss kund är det inte möjligt att revidera denna data och kunden kommer således att faktureras tio timmars arbete.

Den som är van att arbeta med tidredovisning vet dock att ofta är det nödvändigt att justera den tid som registrerats innan fakturering sker. T ex har en del av arbetet som skett med kunden förorsakats av omständigheter som inte är hänförliga till kunden och som denne därför inte skall betala för. Av de tio timmar som lagts ned på kunden skall kunden t ex endast betala för åtta timmar.

Möjligheterna och formerna för justering och bearbetning av den data som registrerats i tidredovisningsprogrammet är en viktig faktor som ofta “missas” vid valet av tidredovisningssystem. Detta får ofta till följd att man i efterhand försöker anpassa organisationen till programmet istället för tvärtom vilket självfallet är helt förkastligt. Tillse därför att faktureringsrutinerna verkligen tas hänsyn till i samband med valet av tidredovisningsprogram.

Införskaffandet av ett tidredovisningsprogram leder inte sällan till att man finner nya sätt för att kontrollera och styra verksamheten. De flesta, om inte alla, tidredovisningsprogram har skapats utifrån andra företags behov och organisationer. Ofta finns till ett tidredovisningsprogram ett antal olika tilläggsmoduler som är avsedda att infogas i tidredovisningsprogram.

Ett annat företag erhåller därför, redan i samband med behovsanalysen och införskaffandet av tidredovisningsprogrammet, nya idéer och tankar om hur arbetet och verksamheten kan organiseras. Själva arbetet med att införskaffa ett tidredovisningsprogram leder därför ofta i sig till ett nyttigt ifrågasättande av den egna verksamheten och utvecklandet av nya och bättre rutiner.

Här nedan följer en kort sammanfattning av de olika moduler som kan ingå i ett tidredovisningsprogram och som även kan vara till nytta för en revidering av styrningen och rutinerna i den egna verksamheten.

• Tidredovisning
• Timkostnad utifrån kund eller tidregistrerare
• Utläggsregistrering
• Möjlighet till olika valutor
• Dokumentdesign av rapporter, fakturor etc
• Kund- och kontaktregister
• Projekt/ärenden
• Tidrapportering
• Fakturering
• Godkännande-/attesteringsfunktioner avseende registrerad tid
• CRM-funktioner
• Säljstöd
• Dokumenthantering
• E-post
• Import- och exporfunktioner
• Direktkopplingar till externa programvaror- och system såsom t ex Outlook, e-post och olika CRM-system
• Åtgärdshantering
• Åtkomst via Internet

Listan ovan är inte på något uttömmande men innehåller ändock en rad funktioner/moduler som kan vara intressanta för den som avser att utvärdera olika tidredovisningsprogram. Den avgörande frågan är dock, som angavs i inledningen, användarbehovet – d v s vilket behov har den organisation som skall använda sig av programvaran.

Ofta är tidredovisningssystem anpassade till lite större verksamheter varför t ex den enskilde konsulten endast använder sig av kanske fem procent av tidredovisningsprogrammets kapacitet och funktioner. Detta påverkar dock inte priset utan konsulten är tvungen att betala 100 procent av priset.

För att i någon mån klassificera ett tidredovisningsprogram utifrån dess användningsområde kan följande indelning göras.

* Fristående programvara. Denna typ är den enklaste formen av programvarorna och är avsedd för det mindre företaget. Programvaran används endast för att registrera tid vilken därefter sammanställs i reporter vilka kan utgöra underlag för t ex fakturering, löneutbetalning eller styrning av verksamheten i allmänhet. Dock kräver detta ett ytterligare moment då dessa funktioner inte finns inbyggda i tidredovisningssystemet.

* Programvara integrerad med bokföringssystem. I ett sådant tidredovisningssystem förs den redovisade tiden med automatik in i företagets bokföringssystem.

* Programvara integrerad med faktureringssystem. I denna form av tidredovisningsprogram är det möjligt att fakturera kunden eller klienten direkt från tidredovisningssystemet.

* Programvara integrerad med projekthanteringssystem. I dessa system är tidredovisningen kopplad till ett särskilt projekt där det är möjligt att följa vilka resurser och kostnader som läggs på olika delar av ett projekt.

* Programvara integrerad med lönesystem. I ett tidredovisningsprogram som är integrerat med ett lönesystem utgör den redovisade tiden direkt underlag för löneutbetalning.

Sammanställningen ovan är endast en mycket översiktlig och primitiv sammanställning över vilka grundtyper av tidredovisningssystem som finns att tillgå. Det absolut viktigaste vid valet av tidredovisningssystem är att utgå från sina egna behov – vad är syftet med införskaffandet av ett tidredovisningssystem? Är det verkligen nödvändigt att det går att integrera med t ex lönesystem eller räcker det med att nedlagd tid kan registreras i programmet och att därefter är möjligt att skriva ut rapporter? Att tänka efter före lönar sig alltid vid införskaffande av ett tidredovisningssystem.