Ett av syftena med tidredovisning är ökad transparens gentemot klienten eller kunden. I det följande kommer begreppet klient att användas genomgående utan att någon skillnad är åsyftad.
De flesta konsulter tar i någon form betalt för den tid som läggs ner på ett uppdrag. Här föreligger egentligen ett motsatsförhållande mellan konsulten och klienten. Rent krasst har konsulten intresse av att uppdraget tar mycket tid i anspråk då detta innebär att konsulten kan ta mer betalt.
Samtidigt är det egentligen helt ointressant för klienten vilken tid uppdraget tar i anspråk. Klientens intresse är att erhålla en lösning på ett problem eller få ett visst arbete utfört. För klienten är det egentligen helt ointressant vilken tid uppdraget tar i anspråk. Utgångspunkten är att klienten är beredd att betala X kronor för att få en lösning på problemet eller att få ett visst arbete utfört.
I princip är klienten beredd att betala X kronor oavsett om uppdraget tar en timme eller hundra timmar att utföra. Klienten vill ha en lösning – att konsulten lägger ner ett visst antal timmar är inte lösningen i sig.
Få konsulter är dock beredda att åta sig ett uppdrag till ett fast pris om man inte är väldigt säker på vilken tid som uppdraget kommer att ta i anspråk. Klienten har därför oftast inte något annat val än att acceptera att uppdraget utförs mot att konsulten erhåller betalt för den tid som läggs ner på uppdraget.
För klienten är det självfallet av intresse att konsulten tydligt redovisar vilken tid som lagts ner på projektet. Presterar konsulten ett tydligt underlag är det även enklare för konsulten att erhålla betalt så länge de åtgärder som vidtagits har legat inom uppdraget, varit erforderliga samt utförts med rimlig skyndsamhet. En klient som erhåller en tidredogörelse med endast en totalsumma av de antal timmar som lagts ned ifrågasätter är sannolikt betydligt mer benägen att ifrågasätta fakturan än vad hade varit fallet om den hade varit mer detaljerad.
Som exempel skall här nedan visas två exempel på hur en advokat kan välja att redovisa det arbete som lagts ner på ett uppdrag.
Ex 1
Tidredogörelse – Ärendenr 123 Förvärv av rörelse
Biträde vid förvärv av Storbolagets verksamhet, rättsliga konsultationer, flera sammanträffande med klient och motpart, upprättande av erforderliga avtal.
Sammanlagd tidsåtgång 24 timmar à 2000 kronor
Summa att betala 48 000 kronor
—–
Ex 2
Tidredogörelse – Ärendenr 123 Förvärv av rörelse
Biträde vid förvärv av Storbolagets verksamhet innefattande i huvudsak följande åtgärder.
- Sammanträffande med klienten. 2009-05-01 (2 tim)
- Genomgång av Storbolagets räkenskaper, kontakter med klientens revisor i samband därmed. 2009-05-04 (4 tim)
- Upprättande av avtalsutkast, rättsliga överväganden i samband därmed. 2009-05-06 (3 tim)
- Sammanträffande Storbolagets ombud. 2009-05-09 (2 tim 30 min)
- Erhållit motpartens svar och kommentarer till översänt avtalsutkast, rättsliga och faktiska överväganden i samband därmed. 2009-05-11 (2 tim 30 min)
- Sammanträffande med klienten för genomgång av motpartens synpunkter. 2009-05-13 (3 tim)
- Justerat i avtalsutkast, översänt justerat avtalsutkast till motparten. 2009-05-14 (2 tim)
- Diskussioner med motparten per telefon, disk med klienten per telefon. 2009-05-16 (1 tim 30 min)
- Förberedelsearbete inför sammanträffande med motparten. 2009-05-18 (1 tim)
- Sammanträffande med klient och motparts för underskrift av avtal. 2009-05-19 (2 tim 30 min)
Sammanlagd tidsåtgång 24 timmar à 2000 kronor
Summa att betala 48 000 kronor
—–
Vid en jämförelse mellan tidredogörelserna ovan är det inte något tvekan om att exempel två är att föredra. Klienten får ett tydligt underlag över vilka åtgärder konsulten vidtagit samt vilka åtgärder konsulten vidtagit. Tydligheten underlättar även för konsulten att ta betalt då de åtgärder som vidtagits klart framgår. Detta i motsats till exempel 1 där reaktion från klient lätt blir ”24 timmar för att skriva ett avtal?!”.
Om klienten har invändningar mot fakturan till vilken tidredogörelsen i exempel 2 har bifogats är det egentligen endast för konsulten att ställa följande frågor:
- Vilka åtgärder borde jag inte ha vidtagit eller ligger utanför upppdraget?
- Vilka åtgärder har tagit orimligt mycket tid i anspråk?
Så länge konsulten (advokaten i exemplet) gjort ett fackmässigt arbete och åtgärderna inte tagit uppenbarligen tagit orimlig tid i anspråk blir detta självfallet mycket svårt för klienten att besvara dessa frågeställningar. För att utgå från exemplet ovan, vad skall klienten svara på dessa två frågor? Att advokaten inte borde granskat bolagets räkenskaper? Eller att advokaten inte borde ha upprättat avtalsutkast? Självfallet inte, genom tydligheten i tidredovisningen har advokaten erhållit en förståelse för den tid som lagts ned samt nödvändigheten därav varför klienten därmed också har mycket enklare att acceptera att advokaten tar betalt för nedlagda tiden på uppdraget. Sträva därför alltid att redovisa nedlagd tid så pass detaljerat som möjligt. Ökad transparens gentemot klienten underlättar helt enkelt för en konsult att erhålla betalning för det arbete som lagts ned på ett uppdrag.
Tags: advokat, åtgärdsredogörelse, fakturaspecifikation, klient, specifikation, tidrapportering, tidredogörelse, tidredovisning, transparens
Lämna en kommentar