Överallt talas det om effektivitet – arbetsplatserna skall bli mer effektiva, organisationer skall slimmas o s v. Det är i viss mån logiskt att detta blir ett givet samtalsämne när det är ekonomiskt sämre tider. Konkurrensen hårdnar samtidigt som företag och andra organisationer har mindre pengar att röra sig med och måste effektivera sina verksamheter för att överleva.
Ett utmärkt medel för att förbättra den interna effektiviteten är att använda sig av tidsredovisningsprogrammet lika minutiöst för att registrera interna åtgärder som åtgärder vilka vidtas för en klients eller en kunds räkning. På så sätt erhålls detaljerad information om hur tiden på interna åtgärder disponeras och korrekta beslut kan tas för att effektivisera företaget eller organisationen internt.
Alltför ofta registreras intern tid inte alls eller så registreras tiden i ett enda ärende bemämnt “internt” eller liknande samtidigt som den åtgärdsspecifikation som lämnas inte innehåller någon utförligare redogörelse om vilka åtgärder som vidtagits.
För att verkligen erhålla att bra underlag över hur den interna tiden disponeras måste även denna delas upp i olika projekt eller ärenden. T ex kan en uppläggning av ärende eller projekt i tidsredovisningen ske enligt följande.
- Egna Aktiebolaget AB – Marknadsföring.
- Egna Aktiebolaget AB – Ekonomisk redovisning
- Egna Aktiebolaget AB – Utbildning.
- Egna Aktiebolaget AB – Administration
- Egna Aktiebolaget AB – Övrigt
Det är en förutsättning att SAMTLIGA interna åtgärder som vidtas registreras under något av angivna projekt eller ärenden. Detta oavsett om det rör sig om åtgärder i form av arbete med den egna årsredovisningen eller en fikarast. Samtliga åtgärder skall utan undantag registreras.
Befinner sig någon åtta timmar på kontoret det även finnas åtta timmar och inte sju timmar registrerade i tidsredovisningsprogrammet. Alltför ofta “försvinner” tid med följd att det underlag som erhålls från tidrapporteringen vare sig är korrekt eller fullständigt. All tid måste registreras om det skall vara möjligt att erhålla ett bra och korrekt underlag för hur den interna tiden disponeras.
Redan efter ett par veckor användning med ett tidsredovisningssystem som strukturerats enligt ovan kommer det att vara möjligt att erhålla bra underlag som klart visar hur den interna tiden disponeras. Utifrån detta underlag kan därefter de förändringar som krävs vidtas för att erhålla en effektiv intern organisation.
Tags: effektivitet, intern tidredovisning, tidrapportering, tidredovisning, tidsrapportering, tidsredovisning
Lämna en kommentar